La facturation électronique, c'est l'avenir de la gestion financière des entreprises. Il s'agit de remplacer les factures papier par des factures numériques, qui sont plus rapides, plus sécurisées et plus écologiques. Mais c'est aussi une obligation légale : à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions avec les autres entreprises (B2B).

Cette réforme vise à moderniser le système fiscal, à lutter contre la fraude et à favoriser la transition écologique. Mais elle implique aussi des changements importants pour les entreprises, qui doivent s'adapter aux nouvelles règles et aux nouveaux outils de facturation électronique.

Comment réussir cette transition sans stress ni perte de temps ? Quels sont les bénéfices de la facturation électronique pour votre entreprise ? Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place la facturation électronique dans votre activité ?

Dans cet article, nous allons vous donner toutes les clés pour réussir votre transition vers la facturation électronique et profiter de ses opportunités.

Qu'est-ce que la facturation électronique et pourquoi est-elle obligatoire ?

La facturation électronique, ou e-facturation, consiste à émettre, transmettre et recevoir des factures sous forme numérique. Elle présente de nombreux avantages pour les entreprises, comme la réduction des coûts, des délais de paiement et des risques d'erreur, ainsi que la simplification des processus administratifs et comptables.

Mais la facturation électronique n'est pas seulement une option, c'est aussi une obligation. En effet, la loi de finances pour 2020 a prévu une généralisation progressive de la facturation électronique pour toutes les entreprises françaises à partir de 2024. Le calendrier est le suivant :

• Initialement prévu le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d'euros de chiffre d'affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions et avec les autres entreprises (B2B). Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er juillet 2024 a été reportée. Ce report a pour but de donner le délai nécessaire afin d'assurer la réussite de cette réforme importante pour l'économie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d'adoption de la loi de finances pour 2024, avec l'objectif de permettre aux 4 millions d'entreprises touchées de transiter vers la facturation électronique dans les conditions les plus favorables.
• Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d'euros de chiffre d'affaires) devront faire de même.
• Au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d'euros de chiffre d'affaires) devront également se conformer à cette obligation.

Cette obligation concerne toutes les entreprises françaises, quels que soient leur secteur d'activité, leur régime fiscal ou leur forme juridique. Elle s'applique également aux micro-entrepreneurs, aux associations et aux professions libérales.

L'objectif de cette réforme est de moderniser le système fiscal français, en facilitant le contrôle et le recouvrement de la TVA, en luttant contre la fraude et l'évasion fiscale, et en améliorant la compétitivité des entreprises françaises.

Elle vise également à favoriser la transition écologique, en réduisant la consommation de papier, d'encre et d'énergie liée à la production, à l'envoi, à la réception et au stockage des factures papier.

Quelles sont les conditions de validité d'une facture électronique ?

La facturation électronique repose sur un cadre réglementaire qui définit les conditions de validité, de sécurité et de traçabilité des factures numériques. Il existe deux types de factures électroniques :

• La facture dématérialisée, qui est une facture papier scannée et convertie en format PDF. Elle doit être accompagnée d'une signature électronique ou d'un cachet serveur pour garantir son authenticité et son intégrité.
• La facture structurée, qui est une facture générée directement en format numérique. Elle doit respecter un standard commun, qui permet d'assurer l'interopérabilité entre les systèmes d'information des émetteurs et des destinataires.

À partir de 2024, les entreprises devront obligatoirement utiliser la facture structurée pour leurs transactions avec les entreprises. Seuls 3 formats seront acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF) : UBL, CII, Factur-X.

Les factures seront obligatoirement transmises par l'intermédiaire d'une plateforme dédiée : le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Pour être valide, une facture électronique doit respecter les mêmes règles qu'une facture papier, c'est-à-dire comporter l'ensemble des mentions obligatoires requises par l'administration. Parmi les 26 mentions exigées, citons par exemple :

• Le numéro de la facture
• La date de la facture
• Le nom et l'adresse de l'émetteur et du destinataire
• Le numéro de TVA intracommunautaire de l'émetteur et du destinataire
• Le détail des produits ou services vendus (quantité, prix unitaire, taux de TVA, etc.)
• Le montant total hors taxes, le montant de la TVA et le montant total toutes taxes comprises
• Les conditions de paiement (date d'échéance, mode de paiement, pénalités de retard, etc.)

Comment choisir une plateforme de dématérialisation adaptée à ses besoins ?

Pour passer à la facturation électronique, les entreprises  devront choisir une plateforme de dématérialisation capable de générer, d'envoyer et de recevoir des factures structurées. Le Portail Public de Facturation offrira ces services minimums, mais d'autres acteurs comme les Opérateurs de Dématérialisation ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires  pourront offrir des services de dématérialisation et d'automatisation complémentaires. Il existe plusieurs critères à prendre en compte pour choisir la plateforme la plus adaptée à vos besoins :

• La compatibilité avec les standards socles UBL, CII, Factur-X et le Portail Public de Facturation, la gestion des statuts, les obligations de e-reporting etc.
• La sécurité des données et des transactions. La solution doit garantir la confidentialité, l'authenticité et l'intégration des données échangées. Elle doit également assurer la sauvegarde et la restauration des données en cas de problème technique ou d'incident.
• La simplicité d'utilisation et d'intégration. La plateforme doit être facile à prendre en main et à paramétrer. Elle doit également s'intégrer avec les autres outils de gestion de l'entreprise (comptabilité, CRM, ERP, etc.) pour automatiser au maximum l'ensemble du processus comptable.
• La flexibilité de la solution. Elle doit pouvoir s'adapter aux spécificités de chaque entreprise (secteur d'activité, taille, volume de factures, etc.). Il doit également offrir des fonctionnalités complémentaires, comme la gestion des devis, des relances, des avoirs, etc.
• Le coût de la plateforme peut varier selon les fonctionnalités offertes, la prise en compte des formats hors socles type EDIFact, Galia etc. Il faut donc comparer les offres du marché et choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Comment accompagner le changement de la facturation au sein de l'entreprise ?

La mise en place de la facturation électronique implique un changement organisationnel et culturel au sein de l'entreprise. Il est donc essentiel d'accompagner les collaborateurs dans cette transition et de les former aux nouveaux outils et processus.

Pour cela, il est recommandé de :

• Désigner un chef de projet qui sera responsable du pilotage du projet et qui assurera la coordination entre les différents acteurs internes (direction, service comptable, service commercial, service informatique, etc.) et externes (fournisseur du logiciel, administration fiscale, clients, fournisseurs, etc.).

• Définir un planning qui fixe les étapes clés du projet, les délais à respecter et les indicateurs de suivi.
• Réaliser un audit de l'existant pour identifier les points forts et les points faibles du système de facturation actuel, les besoins et les attentes des utilisateurs, les contraintes techniques et réglementaires, etc.
• Élaborer un plan de communication qui vise à informer et à sensibiliser les collaborateurs sur les enjeux, les bénéfices et les modalités de la facturation électronique. Il faut également communiquer avec les clients et les fournisseurs pour les prévenir du changement et leur expliquer comment recevoir et envoyer des factures électroniques.
• Organiser des sessions de formation pour former les utilisateurs au logiciel de facturation et aux nouvelles procédures. Il faut également prévoir un accompagnement personnalisé et un support technique en cas de difficulté.

Comment profiter des opportunités offertes par la facturation électronique ?

La facturation électronique n'est pas seulement une contrainte réglementaire, c'est aussi une opportunité pour optimiser la gestion de l'entreprise et développer son activité. En effet, la facturation électronique permet de :

• Réduire les coûts liés à la production, à l'envoi, à la réception et au stockage des factures papier (impression, affranchissement, archivage, etc.).
• Accélérer les délais de paiement en supprimant les délais postaux, en facilitant le rapprochement entre les factures et les bons de commande, en réduisant les litiges et les erreurs, etc.
• Améliorer la relation client fournisseur en offrant un service plus rapide, plus fiable et plus transparent. La facturation électronique peut également être un vecteur de fidélisation et de différenciation par rapport à la concurrence.
• Renforcer la sécurité des données et des transactions en évitant les risques de perte, de vol ou d'altération des factures papier. La facturation électronique garantit également le respect des obligations légales en matière de conservation et d'accès aux factures.
• Favoriser la transition écologique en réduisant la consommation de papier, d'encre et d'énergie. La facturation électronique contribue ainsi à diminuer l'empreinte environnementale de l'entreprise.

Comment réussir sa transition vers la facturation électronique ?

La facturation électronique est une réforme majeure qui concerne toutes les entreprises françaises à partir de 2024. Pour réussir cette transition, il faut anticiper les changements à venir et se préparer dès maintenant à adopter la facturation électronique. Il faut également profiter des opportunités offertes par la facturation électronique pour optimiser la gestion de l'entreprise et développer son activité.

Pour vous accompagner dans cette transition, vous pouvez compter sur ITESOFT, le leader français de la dématérialisation des processus financiers.