Reçus de taxi, d'hôtel, de restaurants... la gestion des notes de frais se met enfin à l'heure du zéro papier ! Dans le sillage d'un arrêté de mars 2017 modifiant le livre des procédures fiscales, lequel autorisait déjà les entreprises à conserver les justificatifs de leurs notes de frais sous forme digitale, un nouvel arrêté du 23 mai 2019 cette fois pris dans le cadre du code de la Sécurité sociale (et concernant donc l'Urssaf), supprime l'obligation pour les entreprises de garder les originaux papiers s'ils ont été correctement numérisés. « C'est la finalisation d'un positionnement officiel de l'Etat français quant à la digitalisation des frais professionnels. Cela permet désormais à une entreprise de pouvoir complètement numériser leurs reçus sans être inquiétée par la loi », analyse Sébastien Marchon, CEO de Rydoo, une corp-up du groupe Sodexo qui édite une solution SaaS de gestion de notes de frais (Rydoo Expense) et de réservation de voyages d'affaires (Rydoo Travel).

Des modalités strictes à respecter

Mais pour pouvoir s'affranchir du papier, encore faut-il respecter un certain nombre de modalités strictes, fixées par l'arrêté de mai. Premier impératif, la version numérique du reçu doit être identique à la version papier. Une signature électronique ou un cachet serveur doivent en outre être apposés sur le fichier, qui doit être horodaté. Enfin, il faut que le pdf soit conservé de manière numérique sur un serveur sécurisé pendant six ans. « Si l'on ne respecte pas ces règles, le danger est que lors d'un contrôle fiscal l'entreprise ne soit pas à même de prouver que les documents numériques soient l'exacte réplique des justificatifs physiques qui ont été scannés. Ce qui peut alors être considéré comme un avantage en nature et non pas comme un remboursement de frais professionnels, avec un risque de redressement et d'amende », détaille le dirigeant de Rydoo.

Un gain de temps et d'efficacité

La voie vers une gestion des notes de frais 100 % numérique est donc désormais ouverte. A la clé pour les entreprises, un gain de temps et d'efficacité non négligeable, grâce à l'automatisation d'un processus qui jusqu'à présent s'avérait souvent long et fastidieux. « Encore 80 % des entreprises en France utilisent des tableurs Excel dans le cadre de leurs procédures de remboursement des frais professionnels. A l'heure de l'intelligence artificielle et de Big Data, ce n'est pas concevable. Aujourd'hui, une solution comme Rydoo permet aux utilisateurs de complètement digitaliser ce processus et de réduire ainsi le temps que cela prend en entreprise », estime le patron de cette société dont l'application est utilisée par 6500 clients, du grand groupe à la PME (90 % des clients de Rydoo sont des petites et moyennes entreprises), dans une soixantaine de pays. Autre point, « la digitalisation des notes de frais permet d'éviter les erreurs humaines de saisie », souligne-t-il. Un avantage de taille, quand on sait que, selon certaines études, les erreurs et les fraudes liées aux notes de frais coûtent environ 700 euros par an et par salarié... Autant d'arguments sur lesquels Rydoo mise pour accélérer son développement.