Vos réunions en haute définition

En janvier dernier, Jean-Pascal Tricoire, président du directoire de Schneider Electric, a inauguré six salles de téléprésence pour les réunions du comité exécutif. Dotées de ces technologies qui rendent beaucoup plus interactifs et vivants les échanges entre des personnes situées dans des lieux différents, ces salles permettent la communication entre tous les sites du groupe, Barcelone, Chicago, Hong Kong, etc., et le tout nouveau siège social de Rueil (Hauts-de-Seine). De son côté, Daniel Chaffraix, PDG d'IBM France, a commandé plusieurs de ces salles pour le futur siège de Colombes. Il veut même ériger la téléprésence en pratique d'entreprise, au même titre que la messagerie instantanée.

Téléprésence ? Le terme regroupe plusieurs technologies installées dans des salles de réunions virtuelles réparties dans le monde entier. Équipées d'un mobilier à l'identique, d'écrans plats de grande dimension et d'une installation sonore hi-fi, elles donnent l'impression d'être assis autour de la même table pour converser à distance avec des interlocuteurs grandeur nature, dispersés autour du globe ou en France. Orange EGT, l'intégrateur audiovisuel d'Orange, annonce 500 salles d'ici à fin 2011, contre une trentaine installée aujourd'hui. La téléprésence, le haut de gamme de la vidéoconférence, est une rupture technologique pour les prises de décisions collectives et importantes de l'entreprise sans frontières ; on peut épier le moindre froncement des sourcils de ses interlocuteurs, une régie préprogrammée zoome sur le visage de celui qui prend la parole. Moins futuristes, les nouvelles salles de réunions en vidéoconférence sont, elles aussi, en image haute définition transmise par liaison haut débit. Et, en bout de chaîne, les caméras de bureau, pour tous les jours, montrent que l'image est en train de bouleverser les organisations de travail.

Mauvaise réputation

Des acteurs majeurs comme Cisco, IBM ou encore Microsoft se sont engouffrés sur le créneau initié par l'américain Polycom ou le suédois Tandberg. En attendant, il faut cohabiter avec la vidéoconférence traditionnelle, compte tenu du parc important déjà installé. Avec un taux d'utilisation de 6 % dans les entreprises équipées, la vidéoconférence a trop souvent mérité sa mauvaise réputation : un son médiocre, une image saccadée ou pixelisée, des ruptures de communication, sans parler d'une fiabilité aléatoire entre le câble débranché, le mot de passe que personne ne connaît et la télécommande à 15 boutons...

Si la technologie est le premier levier contribuant au renouveau de la vidéoconférence, le deuxième, ce sont les économies liées aux déplacements. À la volonté de se prémunir contre les effets de la hausse du pétrole et du terrorisme a succédé l'obligation de réduire les dépenses dans un contexte de crise mondiale. « Les entreprises ont coupé net leur budget voyages, analyse Philippe Billet, directeur général France de Polycom, un fournisseur américain d'équipements de vidéoconférence. Elles se sont demandé ensuite quelles solutions alternatives adopter pour travailler à distance. »

Aussi simple qu'un coup de fil

Enfin, dernier levier, la vidéoconférence est devenue facile d'utilisation. « Il faut la rendre aussi simple qu'un coup de fil ! » s'exclame Michel Dudet, directeur de l'innovation services avancés chez Orange Business Services. On peut réserver sa salle de téléprésence sur Outlook et, une fois sur place, appeler ses interlocuteurs avec une télécommande ou un écran tactile où défilent les contacts de l'annuaire de l'entreprise. Un service d'assistance à distance, de « conciergerie » veille à ce que tous les participants soient bien connectés pour qu'ils se concentrent sur l'enjeu de la réunion plutôt que sur le branchement de la prise.