Comment bien choisir son logiciel RH [SIRH] : 10 astuces

Dans une entreprise, la présence d’un logiciel RH est plus que jamais une nécessité. Ce dernier permet aux services ressources humaines de disposer d’une gestion facilitée de leurs tâches, aussi bien du côté de l’organisation des plannings que de la gestion de la paie. Cela étant, chaque entreprise a des besoins bien précis auxquels répondre et le choix du logiciel SIRH se devra d’être guidé par plusieurs critères…

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(Crédits : DR)

 Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un logiciel RH ou SIRH (la signification de SIRH étant Système d'Information Ressources Humaines) est une solution qui dispose de plusieurs fonctionnalités dédiées à la gestion du service Ressources Humaines d'une entreprise. Grâce à un logiciel de ressources humaines, les agents peuvent gérer notamment :

  • Les absences
  • Les notes de frais
  • Les congés payés
  • Le suivi du temps de travail
  • Les bulletins de paie
  • Etc.

Toutes ces tâches qui nécessitent le traitement de nombreuses données et la création de nombreux documents deviennent centralisées en un seul et même espace avec le logiciel RH. Il s'agit d'un outil qui est aujourd'hui très communément utilisé en entreprise.

Un marché en pleine évolution

Selon le blog Markness, le marché du logiciel de gestion RH atteignait déjà 2,6 milliards d'euros en 2017. La crise sanitaire a par ailleurs eu un véritable impact aussi à ce niveau puisqu'il a fallu être en mesure d'assurer la gestion du personnel aussi en télétravail, d'où l'intérêt d'utiliser un logiciel de gestion en ressources humaines associé à une base de données dédiée.

Pourquoi opter pour un logiciel de ressources humaines ?

Opter pour une application de gestion des ressources humaines comporte de nombreux avantages pour une entreprise comme par exemple :

  • Un gain de temps et de productivité
  • La réalisation d'économies et d'un gain d'espace
  • Une circulation plus fluide de l'information
  • Une meilleure visibilité des données
  • Une meilleure accessibilité et mobilité

10 astuces pour choisir un logiciel SIRH

Dès lors qu'une entreprise prend conscience que le logiciel RH constitue une solution véritablement intéressante, elle peut s'attacher à plusieurs critères de choix qui lui permettront d'opter pour l'outil de gestion RH qui lui correspond.

Choisir entre logiciel spécialisé et logiciel SIRH

Il existe plusieurs possibilités en matière de logiciel RH : le logiciel spécialisé et le logiciel classique. La première option est spécialisée dans certaines thématiques précises comme la gestion des congés payés ou encore des notes de frais par exemple. En ce qui concerne le second, il est bien plus complet et propose tout un ensemble de possibilités et de solutions pour répondre aux besoins des RH.

Définir les fonctionnalités nécessaires

Le logiciel de management des ressources humaines doit répondre à des problématiques précises. Il faut donc s'assurer que les options dont on aura besoin seront effectivement disponibles comme :

  • La numérisation des dossiers du personnel
  • Le recrutement et la gestion des candidatures
  • La gestion des congés payés et absences
  • La gestion de planning
  • La gestion de la paie
  • Le processus d'onboarding et d'offboarding
  • Les entretiens d'évaluation
  • Etc.

S'assurer de l'adaptabilité avec ses autres logiciels

Bien souvent, une entreprise utilise déjà certains outils dans le cadre de son activité et ces derniers doivent pouvoir fonctionner avec le logiciel RH choisi si nécessaire. On recommande donc de se renseigner sur la compatibilité afin d'éviter de revoir l'ensemble du fonctionnement informatique de l'entreprise.

 Vérifier sa simplicité d'utilisation pour tous

Un bon logiciel SIRH est aussi adapté à tous. Intuitif et facile à utiliser, il doit permettre à chaque personne amenée à l'utiliser de s'y retrouver facilement. L'idée ici n'est pas de compliquer le quotidien des membres du service RH, mais bien de le faciliter. Il est donc important de mettre à leur disposition une solution que chacun puisse utiliser sans devoir s'adapter durant des mois.

Demander une démo de l'outil de gestion RH

Pour mieux se rendre compte du fonctionnement de son logiciel RH et de ses possibilités, certains développeurs de solutions proposent des démos. La démo permet d'avoir un aperçu de ce qu'il est possible de faire et une première prise en main pour apprécier les qualités de la solution choisie. Il s'agit aussi d'un excellent moyen de se décider entre deux potentielles options en cas d'hésitation.

Comparer les prix des outils RH

Le coût du logiciel RH est aussi bien entendu un facteur qu'il va falloir prendre en compte lors de son choix. Il faudra bien sûr opter pour une solution de gestion RH adaptée au budget de l'entreprise. On comparera les prix bien sûr afin de s'assurer qu'ils soient cohérents avec l'offre globale sur le marché. On n'hésitera cependant pas à investir dans un logiciel SIRH de qualité. Il sera très vite rentabilisé et le temps et les dépenses liées à un mauvais choix de logiciel peuvent par ailleurs être très importants.

Demander quel est l'accompagnement proposé avec son logiciel RH

Certains logiciels proposent de la formation en plus de l'installation de l'outil. Ces formations sont dédiées aux personnes qui vont utiliser la solution RH et leur permet ainsi de beaucoup plus vite comprendre le fonctionnement de cette solution. Tous les développeurs ne proposent pas ce type d'accompagnement. Il s'agit pourtant d'un atout précieux pour se familiariser avec l'outil. Il peut donc être intéressant de se renseigner sur ce qui peut être proposé.

Opter pour une solution avec garantie de maintenance et de mise à jour

La maintenance et la réalisation des mises à jour du logiciel RH sont absolument capitales pour que la solution puisse rester opérationnel durant plusieurs années. Certaines entreprises font confiance à leur service informatique en ce sens. Il est aussi possible de conclure un accord avec le développeur du logiciel de gestion des ressources humaines qui se chargera d'en assurer la maintenance et de réaliser les mises à jour. On s'assure ainsi de toujours disposer d'un outil fonctionnel même après l'installation.

Se renseigner sur la sécurité et la protection des données

Avec le RGPD, la sécurité et la protection des données est au cœur du débat et d'autant plus pour les RH qui disposent de nombreuses données personnelles sur les salariés de l'entreprise ainsi que les potentiels candidats dans le cadre d'un recrutement. La sécurité et la protection des données du logiciel RH se doit donc d'être irréprochable concernant l'outil choisi. Le développeur doit pouvoir apporter des garanties que son système répond aux réglementations en vigueur.

Investir dans une solution évolutive

Enfin, opter pour une solution RH évolutive peut être préférable afin de gagner en liberté. Le fonctionnement de l'entreprise peut être amené à évoluer au fil du temps et il doit donc en être de même pour les outils et les processus qui œuvrent dans son fonctionnement.

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