Que dit la norme NF525 ?

Aussi appelée NF Logiciel de gestion d'encaissement, cette norme impose aux commerçants soumis à la TVA de disposer d'un certificat de conformité prouvant que sa caisse enregistreuse est en concordance avec la loi. C'est le groupe AFNOR qui en est propriétaire et elle concerne trois logiciels de caisse : l'encaissement autonome, l'encaissement relié à un système externe et celui qui incorpore une gestion comptable et financière. Elle exige de chaque système de caisse enregistreuse le respect des obligations légales, particulièrement en ce qui concerne la conservation des données pour le contrôle fiscal.

Si ces règles de qualité s'appliquent à tous les logiciels, elles font également partie des exigences inhérentes à la satisfaction des clients.

Bonne nouvelle, dans l'optique de répondre au mieux à tous les besoins, doutes et interrogations, Tiller a fait le choix de se mettre en conformité et a obtenu la certification NF525.

Certificat de conformité du système de caisse

Il peut être délivré par l'éditeur du logiciel de la caisse enregistreuse ainsi que par un tiers. Dans le premier cas, c'est un système d'auto-certification qui permet aux commerçants d'être parfaitement en règle avec la norme. Dans le deuxième cas, le tiers qui vérifie la conformité se réfère à la norme NF525 pour s'assurer que tout est dans la légalité. Si c'est le cas, le commerçant peut apposer sur sa caisse enregistreuse le label de l'organisme qui lui a délivré la certification, pour prouver sa bonne foi et son adéquation avec la loi. Un éditeur de caisse enregistreuse comme Tiller Systems veille ainsi à ce que son logiciel respecte les consignes de la norme NF525 : traçabilité des opérations, stockage, sécurisation, et inaltérabilité des données...

Archivage et conservation des données

Chaque commerçant pourvu d'une caisse enregistreuse doit pouvoir garantir les conditions d'archivage et de conservation, d'inaltérabilité et de sécurisation des données, afin de pouvoir les présenter intactes lors d'un contrôle fiscal. Le système de caisse enregistreuse doit monitorer tous les mouvements relatifs à un règlement et notifier par des plus ou des moins les éventuelles modifications. L'heure exacte de chacun doit être notée. Les données contenues dans la caisse enregistreuse doivent être sécurisées de manière claire en utilisant un procédé technique fiable. Si le détail de toutes les données est conservé ligne par ligne, le logiciel doit, également prévoir un système de clôture annuel, mensuel et une journalier.

Quels risques en cas de caisse non certifiée ?

Depuis le 1er janvier 2018, les gérants d'établissement sont dans l'obligation de présenter le certificat de conformité de la caisse enregistreuse lors de tout contrôle fiscal, qu'il s'agisse du NF525 ou d'une auto-certification. Dans le cas où ils ne seraient pas en mesure de présenter cette preuve ou si le logiciel n'est pas aux normes, le risque encouru est une amende de 7 500€ par point de caisse enregistreuse. Cette sanction est bien évidemment assortie d'une obligation de régulariser la situation dans les soixante jours.