Chez One2Team, une réunion mensuelle permet à tous les salariés de faire le point sur la question du bien-être au travail. En amont, le groupe « Se sentir bien », qui pilote la démarche initiée il y a six ans, leur envoie un questionnaire de satisfaction portant sur l'ambiance, les outils et les aménagements.

« Quand on édite des solutions collaboratives, il faut être exemplaire sur ce point et c'est cohérent avec notre valeur « bienveillance » », souligne Ronny Pouvreau, directeur marketing de cette société d'édition de logiciels.

Créée en 2000, elle a gardé son identité de start-up dans son fonctionnement et la gestion de ses équipes dont l'âge moyen est de 25/26 ans.

Concertation avec les équipes pour ne pas imposer un aménagement

Au sein de Spectrum Groupe, la démarche autour de l'espace de travail  est moins formalisée mais tout aussi réfléchie. Quand cette société du digital s'est installée dans ses locaux actuels, ils étaient neufs et vides.

« La décision de l'aménagement en open space a été prise par la direction en concertation avec les salariés, dans un esprit collaboratif à tout point de vue. Il faut une concertation avec les équipes pour ne pas leur imposer un aménagement, pour que chaque collaborateur soit à l'aise sinon il va mal travailler ; ensuite, dans le quotidien de travail, il faut être capable de faire des concessions », explique sa directrice de la communication Dora Delaporte.

Ainsi, dans cette structure à taille humaine (30 personnes en tout dont une dizaine en France), personne ne tourne le dos à personne en travaillant.

L'espace ouvert est un type d'aménagement qu'apprécient notamment les start-ups du secteur IT et les agences de communication. Elles y voient un lieu idéal pour partager, faire circuler les idées, en faire émerger de nouvelles au gré de conversations attrapées au vol, elles l'envisagent comme un espace d'entraide, de polyvalence, de convivialité. L'open space donne aussi une certaine idée « d'ambiance à la cool » qui renforce l'attractivité de l'employeur.

Apportons à ce tableau idéal quelques touches réalistes : un téléphone portable laissé sur un bureau alors que son propriétaire a quitté momentanément son poste de travail se met à sonner, il perturbe la concentration d'un collègue ; deux personnes discutent, le ton monte, même effet ; une conversation privée frôle la scène de ménage, l'équipe est contaminée par l'irritation ambiante ; quelqu'un ouvre une fenêtre, un autre s'enrhume ; cette personne craint d'être fliquée ; une autre, au lieu de s'isoler dans un espace de retrait, se crée une bulle musicale un casque sur les oreilles, son voisin, entendant malgré tout les basses et les percussions se demande quand elle deviendra sourde...

« Il est intéressant d'avoir des indicateurs de suivi pour être sûr que cet espace remplit bien son rôle, des indicateurs qui révèlent des indices de confort ou d'inconfort ; l'absentéisme en est un », explique Christian Reybaud, directeur du développement de Tétris, spécialiste européen de l'aménagement d'espaces professionnels.

Le rapport à l'espace est si personnel en effet qu'on a vite fait de déranger autrui.

Tout ce qui est confidentiel rend obligatoire l'espace fermé

« Il y a des risques, c'est clair ; lors d'audits, nous repérons souvent des gens bruyants, il faut les positionner correctement pour qu'ils ne perturbent pas les autres », poursuit-il.

Il cite deux ouvrages décapants sur ce sujet : la BD Dans mon open space, de James et Patrice Larcenet, et L'open space m'a tuer, d'Alexandre des Isnards et Thomas Zuber.

« L'open space est un endroit où l'on s'installe pour réaliser des tâches différentes mais on ne peut pas tout y faire, si on improvise une mini réunion avec un collègue par exemple, on va déranger tout le monde. Il faut donc mettre à disposition des espaces supports pour s'isoler ou se réunir. »

Chez One2Team, on juge nécessaire de faire travailler ensemble le marketing, le commercial et l'avant-vente mais pour la prospection téléphonique, un commercial doit utiliser un des espaces « de retrait » pour ne pas déranger ses collègues. Le ton est d'ailleurs donné dès l'intégration d'un nouveau collaborateur, comme l'indique Ronny Pouvreau : « Même un codeur, je lui présente le marketing ! ». D'autres fonctions en revanche, comme les RH, très confidentielles - la paie, les évaluations, le dossier personnel du salarié... -, ne pourront se mêler aux autres pour la réalisation de leurs tâches.

Les limites de la proximité

L'aplatissement de la pyramide hiérarchique est un autre effet de l'espace ouvert. Cette proximité favorise la convivialité, le partage, mais modifie aussi le rapport au travail et aux personnes - comme n'importe quel outil, l'espace n'est jamais neutre.

« On remarque aujourd'hui que les collaborateurs travaillent plus en fonction du rapport qu'ils ont avec leur manager qu'en fonction de ce qu'ils ont à faire pour un client », note Christian Reybaud.

Le danger de ce type d'aménagement ouvert est de personnaliser à outrance la relation de travail ou de responsabiliser à l'excès le collaborateur, car l'open space favorise l'autonomie.

« Il faut veiller à ces points, c'est pourquoi la présence de managers de proximité dans cet espace est nécessaire pour repérer et prévenir les comportements à risque », conclut-il.

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