Organisation : le maître mot de votre voyage d’affaire

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Comme pour tout déplacement professionnel, l’organisation se doit d’être le maître-mot de votre voyage d’affaires. Une bonne organisation vous permettra de vous libérer l’esprit et donc, de dégager des plages horaires dédiées à votre business, de vous concentrer sur vos futurs contrats, présentations à venir... Voici les points importants que vous aurez à vérifier afin de maximiser votre gain de temps.

Vérifiez votre passeport

Une rapide vérification de votre passeport vous permettra de vous assurer que celui-ci est encore valide. Il vous faut également vous assurez d'être en possession d'un passeport électronique ou biométrique afin d'être éligible pour la demande d'une autorisation ESTA.

Vous reconnaîtrez aisément le logo situé sous la mention Passeport en couverture de ce dernier, ce logo signifiant qu'il s'agit bien d'un passeport électronique et biométrique.

Si vous n'avez pas de passeport biométrique, prenez-vous-y dès maintenant. En effet, une demande de passeport peut prendre jusqu'à trois mois dans certaines communes, c'est le délai maximum que vous aurez à attendre, avant de recevoir le précieux sésame.

Demandez votre ESTA

Une fois votre passeport en poche, vous devrez vous intéresser à ce qu'on appelle l'ESTA

L'ESTA, acronyme anglais de "Système Electronique d'Autorisation de Voyage", est une autorisation de voyage délivrée par le gouvernement américain afin de se rendre aux États-Unis. Celle-ci permet aux citoyens des 36 pays signataires du Visa Waiver Program, de pouvoir voyager à des fins touristiques et dans certains cas, professionnelles, sans pour autant avoir à demander un visa touristique.

Il est important de noter que les voyages d'affaires, les visites clients et les conférences sont autorisés dans le cadre de l'ESTA.

Il vous est également possible de passer des entretiens d'embauche et de signer votre contrat de travail, une fois le contrat de travail signé et au début de celui-ci vous devrez avoir obtenu votre visa de travail. Vous devrez en revanche avoir recours à un visa si votre déplacement comprend une rémunération sur place. De ce fait les emplois, stages en entreprise ne peuvent être réalisés avec une autorisation de voyage comme l'ESTA.

Vous retrouverez de plus amples informations sur le site du Department of Homeland Security et pourrez faire votre demande sur un site spécialisé qui vous délivrera votre ESTA après avoir rempli votre formulaire individuel. Afin de vous assurer de recevoir votre autorisation en temps et en heure, nous vous suggérons de procéder à votre demande ESTA au moins 72 heures à l'avance. Le formulaire de groupe s'avère être très pratique pour les demandes d'entreprises ou les voyages en Famille. La demande de groupe doit être réalisé par une personne en possession de toutes les informations préalables au remplissage du formulaire, tel que passeport, lieu de résidence, emploi etc...

Réservez votre hôtel

Réservez votre hôtel à l'avance, afin d'éviter les surbookings nous vous conseillons d'utiliser des plateformes de réservation en ligne comme Booking.com ou bien encore Trivago. Ce genre de plateformes vous indiquera directement les hôtels les plus réputés de votre destination, les plus proches de votre centre de conférence ou ceux dans lesquels il reste des chambres de libre pour les plus tardifs. Un certain nombre de garanties et de mesure de protection des paiements, ainsi que de normes et d'exigences sont également comprises lors de votre réservation.

Si vous souhaitez davantage d'indépendance, ou bien, souhaitez rester pour une longue durée dans le pays, vous retrouverez tous types de logements individuels sur Airbnb.com.

Un contact sur place ainsi qu'une adresse de résidence vous seront demandés lorsque vous serez amenés à remplir le formulaire ESTA, ceux-ci devront alors être l'adresse de votre hôtel ainsi que le numéro de l'hôtel. Dans le cas où, vous seriez amenés à vous déplacer dans le pays et changeant ainsi de ville ou d'hôtels, seul l'adresse du premier hôtel sera nécessaire.

Pensez à garder informé de votre parcours un collègue, votre supérieur ou bien encore votre partenaire. Sous forme de liste, ce parcours devra comprendre les aéroports de départ et de destination, les hôtels et lieux de résidence, les centres d'affaires, lieux de conférence ou clients à visiter. Cette liste permettra à vos proches de donner des précisions aux autorités en cas de problème ou de disparition.

Réservez votre / vos Vol(s)

Il vous est recommandé de planifier votre voyage 1 à 2 mois à l'avance, ceci vous permettra d'accéder ainsi à la fourchette basse des prix des vols. Les prix étant soumis à de fortes fluctuations dues notamment à l'offre et la demande.

Si votre voyage ne comporte qu'une destination, alors les sites de comparateur de vols vous proposeront des vols aux meilleurs prix, en revanche si vous êtes amené à vous déplacer par avion vers différentes destinations lors de votre voyage, pensez aux agences de voyages.

Les agences de voyages offrent une plus grande flexibilité et vous éviteront tout inconvénient ou autre souci vis-à-vis de l'organisation et de la réservation des vols.

En effet, les agences de voyages prendront en charge la logistique et la réservation de ces derniers et se chargeront des assurances annulation, ou bien de vous trouver une solution dans le cas où votre vol ou itinéraire aurait à subir une modification. Les agences ayant accès à des prix préférentiels, le coût ne pourra alors qu'être moindre.

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