Jean Leroux, le président du club USF met les bouchées doubles. « Nous accueillons environ 1000 visiteurs chaque année, précise-t-il. Pour le vingtième anniversaire, nous avons prévu 70 stands partenaires avec des présentations pragmatiques et concrètes de retour d'expérience. On va partager l'histoire, le vécu, les erreurs et les succès en n'étant pas noyé dans le discours marketing de l'éditeur ». Et de préciser que la convention est financée par les utilisateurs et les partenaires, SAP apportant une contribution à l'aune d'un partenaire moyen.

Sept conférences plénières et deux sessions en parallèle sont prévues pour aborder les thèmes qui intéressent les membres du club, dont le développement durable et la gouvernance des systèmes d'information. « Nous avons voulu avoir des enjeux fédérateurs, suffisamment larges, note Jean Leroux. Au-delà du phénomène de mode, nous pensons que le concept de développement durable aura une certaine influence sur le développement des ERP.  Cependant, on n'a pas forcément orienté les capex des entreprises vers le développement durable ».

L'autre enjeu de la conférence de l'USF est la performance financière. SAP s'y est attelé avec son concept « Clear Vision » pendant son dernier « world tour ». « Nous avons besoin de plus de transparence », assure Jean Leroux. Et de noter que l'appréciation des actifs immatériels est loin d'être maîtrisé.  Par ailleurs, l'entreprise n'est plus lieu de réalisation personnelle, surtout pour les jeunes. En revanche, les outils collaboration de masse du type Web 2.0 ou Wikipedia ne cessent de prendre de l'ampleur. Faut-il les intégrer dans les systèmes d'information ?

Le grand événement de cette conférence tournera autour de l'accord conclu entre SAP et la communauté mondiale des utilisateurs pour démontrer la valeur que peut apporter le contrat de maintenance sur la durée. Jean Leroux rappelle les faits : «  En avril 2008, le taux de maintenance standard était de 17% et de 18,3% pour l'Enterprise Support. SAP nous a dit qu'il allait passer à 22% pour les nouveaux clients. Début juillet 2008, SAP indique qu'il sera à 22% et pour les nouveaux clients et pour les anciens. Or début décembre, nous avons appris qu'il y avait une dérogation pour les allemands. Cela a beaucoup perturbé l'écosystème des utilisateurs. Ces maladresses de communication sont mal passées. Certains éditeurs ont su augmenter leur maintenance en imaginant des arguments commerciaux mais SAP a eu  du mal à communiquer de façon élégante. Cela a abouti à une radicalisation des clubs utilisateurs. Fin octobre, dans le cadre du SUGEN (le club des clubs des utilisateurs SAP) nous avons interpellé Léo Apotheker pour exprimer notre confusion et notre interrogation quant à la capacité de SAP de bien faire les choses. Nous avons lancé un défi à SAP en disant, si vous êtes sûrs de réduire le coût de possession avec votre maintenance, mesurons-le ».

Il s'en est suivi une période épuisante de conférence call avec les divers responsables des clubs utilisateurs. Finalement, SAP a décidé de relever le défi. En conséquence, la croissance du taux de maintenance ne se fera plus sur 4 ans mais sur 7 ans et le saut annuel sera conditionné par un indicateur mesurant la réalité de la diminution du coût de possession de la solution.

Dans cette affaire, l'USF a adopté une posture révolutionnaire, n'hésitant pas à engager les services du cabinet d'avocat  spécialisé FERAL-SCHUHL / SAINTE-MARIE pour proposer à ses adhérents une assistance juridique et les aider dans leurs négociations contractuelles avec l'éditeur. Le cabinet s'est livré à une analyse fine des conditions contractuelles de maintenance proposées par SAP à ses clients et prospects. Il a tenté de décrypter la politique tarifaire de SAP notamment sur l'Enterprise Support.

Au bout du compte, SAP et l'USF (et les autres clubs utilisateurs) sont parvenus à cet accord de mesure d'indicateurs de performance. En France, six entreprises représentatives vont participer à ce projet. L'idée de Sugen est d'essayer de passer d'un coût de possession de 100 à 70 en quatre ans.