Sur un plan purement juridique, les employeurs sont autorisés depuis des années à émettre des fiches de paie au format électronique. En 2004, la loi pour la confiance dans l'économie numérique officialisait en effet l'écrit dématérialisé. En 2009, la loi de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures indiquait même explicitement que le bulletin de paie pouvait être remis sous forme dématérialisée, à condition que le salarié donne son accord au préalable.

Dans la pratique, les entreprises sont restées relativement frileuses face à ces dispositions et ont continué, pour une très large majorité d'entre elles, à opter pour le bulletin de paie au format papier. C'est ainsi qu'en 2015, dans son rapport sur la clarification du bulletin de paie, Jean-Christophe Sciberras révélait que le taux de dématérialisation n'atteignait que les 15% en France, contre 95 % en Allemagne ou encore 73% en Grande-Bretagne.

La loi Travail a-t-elle fait bouger les lignes ?

Depuis le 1er janvier 2017, et la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 plus connue sous le nom de "loi Travail", la règle est inversée : l'entreprise peut désormais librement choisir de passer au bulletin de paie électronique, sans consultation préalable des salariés. Deux ans plus tard, les chiffres ne sont pas mirobolants, mais traduisent un certain intérêt.

En effet, 80% des salariés français reçoivent toujours aujourd'hui leur fiche de salaire au format papier, soit sur leur lieu de travail, soit directement à leur domicile. Si le bulletin de paie électronique ne concerne donc qu'un salarié sur cinq, ce taux grimpe à 28% dans les grandes entreprises.

Le rapport sur la clarification du bulletin de paie basant ses statistiques françaises sur les pratiques d'un grand groupe, c'est bien à ce chiffre qu'il faut se référer pour estimer l'évolution. De 15% à 28% : depuis 2015, ce sont ainsi 87% de salariés français en plus qui reçoivent leur bulletin de paie au format électronique. On est encore loin du taux affiché par des pays comme l'Allemagne, mais la progression est en marche.

Les raisons d'un engouement mitigé

Les enjeux de la dématérialisation des bulletins de paie diffèrent tout d'abord grandement selon la taille de l'entreprise. Dans les petites structures, qui comportent de fait peu de salariés et où la fiche de paie est généralement remise de la main à la main, le retour sur investissement est limité - d'autant que le projet ne peut se limiter à la fourniture d'un document électronique, mais doit également comporter un espace de stockage électronique sécurisé.

Il ne faut pas non plus négliger le fait que, si la loi Travail autorise l'entreprise à mettre en place le bulletin de paie dématérialisé sans l'accord de ses salariés, ces derniers sont également en droit de s'y opposer a posteriori. L'adhésion des collaborateurs de l'entreprise est donc essentielle pour la réussite d'un tel projet. C'est un point particulièrement délicat, parce que le poids des habitudes et la réticence au changement sont inscrits dans la culture française. La communication et l'accompagnement au changement doivent donc être forts et justes pour convaincre.

Bien souvent, les arguments de l'entreprise et les attentes des salariés ne se rejoignent que trop peu. Ainsi, simplicité et rapidité sont d'un côté généralement mises en avant pour promouvoir de tels projets, alors que c'est l'argument écologique qui touche plus spécifiquement les salariés français. Selon eux, la limitation des impressions et les actions en faveur de l'environnement sont en effet le principal atout de la dématérialisation du bulletin de paie, cité par 65% des salariés qui y sont favorables.

Les entreprises ont tout intérêt à s'attarder sur les bénéfices de la dématérialisation du bulletin de paie, non pas seulement en termes d'avantages financiers et de gains de temps pour les services RH, mais également comme service offert aux salariés. Car un tel projet doit s'inscrire dans leur stratégie de marque employeur et répondre également à des problématiques de bien-être au travail, auxquels les salariés sont aujourd'hui particulièrement sensibles.