Votre entreprise est peut-être déjà en pleine cartographie de son système d'information en vue de sa réception et émission prochaine de factures électroniques. Si c'est le cas, félicitations ! Si ce n'est pas le cas : pas de panique... mais il va devenir urgent de s'en préoccuper. Plus qu'une simple contrainte de format, c'est potentiellement une nouvelle organisation combinée à une importante mise à jour de données qui devra être mise en place d'ici un an. Directeur marketing produit chez l'éditeur de solutions Cegid, Guillaume Rejou a identifié six actions à mettre en œuvre au plus vite afin d'anticiper ces échéances réglementaires.

S'informer pour démarrer du bon pied

Vous ne pourrez pas dire que vous n'étiez pas au courant. Depuis déjà plusieurs mois, l'Etat communique activement au sujet de la facturation électronique, de ses différentes échéances et de sa capacité à venir entraver les différentes formes de fraudes. En croissance exponentielle, le montant de la fraude à la TVA s'élevait à 25 milliards d'euros en 2022 selon l'INSEE. « Toutes les entreprises savent qu'elles devront passer à la facture électronique mais une sur deux ne sait pas comment s'y prendre » témoigne Guillaume Rejou. Que ce soit auprès de son éditeur, de son expert-comptable ou directement en cherchant sur internet, l'urgence est à l'éducation et à l'information afin que chaque entreprise soit au fait de son calendrier et de ses échéances légales.

Cartographier son système d'information : une étape technique indispensable

Afin de comprendre et acter ce qui devra être mis en place techniquement pour appliquer les exigences réglementaires de la facturation électronique, Guillaume Rejou insiste sur la nécessité de cartographier l'ensemble de son système d'information. « L'hétérogénéité d'un système d'information impliquant plusieurs logiciels ou des interventions humaines risque d'être problématique pour le nouveau dispositif global » explique-t-il. Une cartographie du système d'information permettra de savoir où focaliser ses efforts techniques pour remettre le système à niveau, éventuellement questionner sa structure organisationnelle et, ainsi, harmoniser son circuit pour permettre l'intégration, l'émission et l'e-reporting de factures électroniques.

Il est également important d'anticiper la période transitoire 2024-2026 durant laquelle les entreprises recevront des factures de deux manières : par la plateforme de dématérialisation et par des canaux traditionnels (email, courrier).

Prendre le temps de nettoyer ses datas

La qualité des données est l'un des points essentiels d'un système de facturation électronique efficient. « De nombreuses entreprises identifient informatiquement leurs clients et prestataires par leur nom ou contact : ce n'est pas assez rigoureux ! » avertit l'expert Cegid. Outre une sirétisation impeccable, un laborieux travail de nettoyage de la base de tiers devra être mené en amont du délai légal afin que chaque entreprise puisse être correctement contrôlée par l'Etat... et éviter des amendes pour non-conformité des factures.

Mettre ses factures en conformité

A raison de 15€ d'amende par facture non conforme et de 250€ d'amende par facture pour l'absence d'e-reporting (toutes deux respectivement plafonnées à 15 000€ par an), la facture peut être salée pour les entreprises qui ne seraient pas dans clous à temps. Champs, statuts, valeurs, formats à déclarer : tout devra être d'équerre pour être pris en compte par les systèmes de facturation électronique. Les factures qui ne respecteront pas ces nouvelles obligations seront systématiquement rejetées par la plateforme, entraînant un allongement inévitable des délais de paiement.

Comme lors des précédentes réformes réglementaires, l'administration fiscale sera probablement tolérante concernant les contrôles et pénalités durant la première année de changement... bien qu'elle ne s'en soit pas faite écho.

S'assurer de la mise en conformité réglementaire de son éditeur

Une fois le système d'information cartographié et la base de données nettoyée, reste à s'assurer que son éditeur de solution comptable et de facturation a la capacité de fournir une version en conformité avec la nouvelle obligation réglementaire. « Ça peut paraître évident, ça ne l'est pourtant pas » souligne Guillaume Rejou. Les éditeurs de logiciels n'ont aucune obligation légale d'être opérateur de dématérialisation et de transmettre la facture électronique à la plateforme publique de facturation : ils peuvent donc uniquement générer une facture au nouveau format règlementaire puis laisser l'entreprise faire appel à une plateforme privée de dématérialisation qui opérera la transmission.

Prendre le temps de se faire conseiller

« Comme pour toute obligation réglementaire, il ne faut pas attendre le dernier moment pour s'y intéresser. Si toutes les entreprises se réveillent au dernier moment pour appeler à l'aide, il n'y aura pas de place pour tout le monde » avertit le directeur marketing produit Cegid. Selon les moyens de chaque structure, Guillaume Rejou conseille de missionner un chef de projet à profil technique (idéalement DSI), une équipe projet en interne voire un cabinet de conseil afin de comprendre et anticiper les impacts organisationnels, structurels et techniques à mettre en place. En aval, un cabinet de conseil pourra contrôler la viabilité des changements opérés et garantir le passage à date aux échéances réglementaires.

Etat des lieux, intégrations, conseils, formations : toutes ces étapes nécessitent du temps et de la main d'œuvre. Ne tardez plus, la facture électronique sera bientôt pour demain !