Depuis 2001, tous les employeurs doivent rédiger un document unique de l'évaluation des risques professionnels. Pourtant, certains employeurs de PME-TPE ne connaissent pas cette obligation. Pour beaucoup, elle s'avère complexe à mettre en œuvre sans assistance. Or, les risques professionnels peuvent être nombreux : des plus courants comme les risques liés à l'activité physique, aux accidents du travail, au bruit et aux troubles musculosquelettiques, aux moins connus comme le risque chimique ou risque électrique, ou encore les champs électromagnétiques. Surtout, depuis 2021, les entreprises de plus de 11 salariés ont désormais l'obligation de renouveler le document unique des risques professionnels (DU) tous les ans. Pour celles de moins de 11 salariés : ce dernier doit être mis à jour s'il y a un changement (achat de matériel...).
Ensuite, après avoir identifié tous les risques professionnels liés à l'entreprise, pour celles de moins 50 salariés, l'employeur a l'obligation d'intégrer un plan d'action au document. Celles de plus de 50 salariés ont l'obligation d'intégrer un programme annuel de prévention avec pour chaque action le délai de mise en œuvre. A cela s'ajoute, l'obligation de télétransmettre le document à partir de juillet 2023 pour les entreprises de plus de 250 salariés et à partir de juillet 2024 pour les entreprises de moins de 250 salariés. Enfin, le document doit être archivé pendant 40 ans. « Par exemple, si un salarié déclare un problème de santé plusieurs années après son départ de l'entreprise, il pourra réclamer ce fameux document unique », explique Laurent Maunier, responsable des préventeurs à l'Aist 21, association paritaire en charge de la prévention et de la santé au travail sur le territoire de la Côte-d'Or. .
Autre élément important : face à la multiplication des procès aux prud'hommes, le document unique est un élément clé dans les procédures. En particulier, lorsque l'employeur est attaqué sur les risques psycho-sociaux. « L'absence de document unique est un préjudice très important pour les employeurs qui ne peuvent pas le présenter », souligne Laurent Maunier.
Une première en Bourgogne-Franche-Comté
C'est pour accompagner les entreprises face à ces enjeux que le service de santé au travail de la côte-d'Or représenté au sein de l'Association Interprofessionnelle de Santé au Travail de la Côte-d'Or (AIST 21), fondée le 9 juillet 1945, sous le statut d'association loi 1901, a décidé de lancer une application le 18 janvier dernier, développée par la startup Padoa.
Si l'Aist 21 est la première à lancer ce type d'application en Bourgogne-Franche-Comté, d'autres services de santé au travail avaient déjà lancé leur application il y a deux ans : notamment dans le Cher, en Haute Savoie et dans le Nord. En Côté d'Or, l'outil n'est accessible que sur adhésion à l'Aist 21, contre le paiement d'une licence annuelle de 150 euros par an.
Faire gagner du temps aux entreprise côte-doriennes
« L'idée de ce module dédié au document unique, vise à aider les petites structures à le réaliser en 45 minutes », explique Laurent Maunier. Un gain de temps considérable quand l'entreprise n'a pas forcément les connaissances techniques des risques professionnels. « Cette démarche administrative peut demander minimum 8 heures quand on n'a pas les compétences », constate Laurent Maunier. Concrètement, grâce aux algorithmes de l'application créée par l'Aist 21, en quelques clics, les adhérents, via leur portail, remplissent leur code NAF, leur secteur d'activité, et le système leur propose automatiquement un document unique préformaté. « C'est un outil simple et accessible qu'ils peuvent modifier à tout moment en cas de mise à jour, et qui est conservé sur nos serveurs tant que l'adhérent paye sa cotisation », complète Laurent Maunier. Reste à charge à l'adhérent de prioriser ces actions et de mettre en place la démarche qu'ils souhaitent avec ses salariés. « L'outil vise à redonner la main sur le pilotage de la prévention », souligne Laurent Maunier.
Un outil local qui se veut moins cher que les cabinets privés
L'Aist 21 a mis une taskforce en place avec 15 intervenants pour accompagner les employeurs avec trois services : la mise en place de webinaires pour une bonne prise en main, une heure de « hotline téléphonique » avec un technicien qui peut les aider à paramétrer et à répondre à leurs questions, et enfin une assistance technique par mail. Preuve que cet outil répond à un réel besoin des petites structures : depuis son lancement, le 18 janvier dernier, il y a déjà 30 % d'abonnés, soit 2.100 abonnements pour 7.000 entreprises sollicitées. « Le fait d'avoir accès au document unique de nos adhérents nous permet également d'être plus pertinent pour apporter un service ou un conseil », reconnait Laurent Maunier. À terme, l'objectif est de créer une interopérabilité entre les différents services de santé de l'Aist. Par exemple, l'accès aux données du document unique d'un adhérent présent sur deux départements différents sera automatique.
« Des organismes comme la Carsat et l'Inrs proposent également un outil digital gratuit mais avec des éléments très basiques comme des tableaux excels et sans les services d'accompagnement que nous proposons », confie Laurent Maunier. Autre solution : les cabinets privés. Toutefois, le tarif n'est pas le même. Il faudra compter en moyenne 1.000 euros pour la réalisation d'un document unique personnalisé.
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