Lors du premier confinement, de nombreuses entreprises installées dans des espaces de coworking avaient rapidement eu la possibilité, selon leurs engagements contractuels, de stopper leur contrat, voire de le faire évoluer, pour éviter tout frais supplémentaire ou mieux répondre à un besoin de mobilité des espaces au sein de leur portefeuille.

Ces entreprises cherchent avant tout à développer leurs démarches immobilières dans une approche globale, incluant un aspect financier mais aussi social. Elles ont opté pour des solutions d'optimisation du nombre de postes, avec une recherche d'économies systématique. En cette période particulière, les entreprises en difficultés, ont pris à bail des surfaces flexibles plus petites et à moindre coût pour parfois assurer leur survie, et éventuellement sauver une partie de leurs salariés, le poste immobilier étant la deuxième source de dépense. Elles ont également cherché à trouver à leurs salariés un lieu de ralliement identitaire à moindres frais. Un peu moins d'un quart des entreprises se sont, quant à elles, inscrites dans une démarche de recherche de services plus avancés, et presque autant ont d'ores et déjà initié une réflexion quant au changement de typologie de bureaux, du bureau classique vers le flexible et parfois vice-versa.

L'approche des entreprises se tourne aussi vers l'exploration d'une stratégie immobilière à plus long terme. La durée des contrats de prestations de services s'envisage de plus en plus sur une période de 24 mois, dans la perspective d'un rééquilibrage d'intérêts face à l'effort d'une politique tarifaire revue à la baisse, mais également avec la commodité de loyers intégrant l'ensemble des coûts, sans craindre de hausse non prévue.

A l'horizon 2021-2022, le nombre de demandes pour ce type devrait augmenter, boosté notamment par la démocratisation du télétravail au sein des entreprises, levier de croissance du coworking et des espaces flexibles. Sur le plus long terme, ces entreprises voudront probablement augmenter la qualité servicielle de leurs bureaux, pour recréer un code de bureaux avec une dimension servicielles des sites, plus tournés vers la convivialité et le « bien-être ».

Si les entreprises utilisatrices continuent de signer des postes de travail dans des espaces flexibles et de coworking, les acteurs du marché flexible demeurent, quant à eux, plus attentistes dans leurs stratégies d'expansion à court et moyen termes. Le volume des transactions d'espaces flexibles en Ile-de-France a diminué de près de 80%, notamment en ce qui concerne les surfaces de bureaux supérieures à 1 000 m²En 2020, l'activité des bureaux flexibles privatifs s'est révélée plus résiliente que les autres branches de la galaxie des espaces flexibles (coworking, espaces événementiels, makerspaces...), avec un nombre de prises à bail plus élevé. Cette situation rend compte d'un changement de configuration dans le paysage du « flexible », où ces bureaux privatifs « plug and play / work » et serviciels correspondent à une réelle demande de la part des utilisateurs finaux, de mixer flexibilité et personnalisation d'un « espace à soi et pour soi».

Un nombre limité de fermetures d'espaces de coworking ou d'espaces flexibles a été observé et les normes sanitaires mises en place par leurs opérateurs face à la pandémie ont permis le maintien de leur activité. La résilience des entreprises proposant des espaces flexibles varie très fortement d'un acteur à l'autre, selon la nature de l'activité, la taille de la structure entrepreneuriale, la qualité des services mis à disposition, et la valeur intrinsèque des localisations proposé aux clients finaux. De même, le taux de remplissage des espaces ne découle pas seulement d'un sujet de localisation géographique, mais aussi de la perspicacité de l'offre servicielle, et de l'adéquation des équipements professionnels proposés.

La tension concurrentielle face au choc de la demande participe au développement de diverses tactiques commerciales et stratégiques. La préservation de l'activité reste prioritaire, suivie de l'extension du panel de services, notamment vers une plus forte personnalisation des espaces et un suivi des mobilités durables des entreprises. Une minorité d'acteurs a opté pour une diminution des prix par poste de travail, y compris sur des localisations prisées et centrales, engendrant une disjonction temporaire entre les tarifs en vigueur et la valeur actuelle des marchés immobiliers de bureaux considérés.

En dépit d'une séquence difficile, les acteurs du coworking et des espaces flexibles devraient affirmer leur place singulière, et, in fine, s'imposer dans le paysage immobilier de demain. Ils seront le fer de lance d'un changement de paradigme vers un immobilier d'entreprise hybride de plus en plus tourné vers le système hôtelier, axé sur le bien-être des individus et des services de plus en plus développés. Leur montée en puissance sur le marché immobilier induira indéniablement un repositionnement de certains opérateurs sur ce segment, y compris les classiques. L'adaptation est la clé.