Premier confinement oblige, nous nous sommes équipés, initiés, familiarisés et, au bout du compte, nous nous sommes habitués au télétravail. Et les mentalités ont bougé : la crise sanitaire et la généralisation annoncée du télétravail ont sérieusement écorné l'opinion majoritaire qui liait directement la productivité au temps passé dans un espace physique partagé, le bureau.

Les entreprises qui n'avaient pas les bons outils collaboratifs permettant aux employés d'accéder à leurs données et de communiquer à distance, se sont équipées en urgence. Elles ont adopté la visioconférence et globalement chacun s'en trouve bien.

Ces entreprises ont ainsi gagné une agilité nouvelle. Mais il ne faut pas s'arrêter en chemin et  la révolution des outils de gestion doit aller plus loin. Il est temps, en particulier, de s'attaquer à une friche qui reste inexplorée en profondeur, celle du document, ces innombrables textes, feuilles de calcul ou jeux de slides qui rythment la vie des entreprises. Beaucoup l'ignorent, à commencer par les dirigeants, la prolifération des versions de documents est un véritable gaspillage de temps, de ressources et d'énergie qui nuit à l'efficacité.

Dans le modèle traditionnel, chaque appareil contient sa propre copie du document, sur laquelle chacun agit dans son coin. Cette multiplication des copies privées conduit rapidement à une cacophonie de brouillons et à un chaos d'information dans lequel il est très difficile de trouver la version la plus aboutie d'un document.

Prenons l'exemple simple d'un contrat. Entre les différentes versions successives et le stockage dans le mail, sur l'ordinateur personnel, sur un serveur, une seule personne va sans doute le sauvegarder une cinquantaine de fois, sans en être véritablement consciente. S'il faut associer dix personnes pour qu'un contrat s'élabore, nous arrivons vite à cinq cents stockages. Et ne parlons pas d'un document financier dans une chaîne de cinq cents magasins : entre les envois, les réponses, les erreurs qui requièrent que les mêmes documents repartent corrigés, on arrive vite à dix mille stockages. Cette prolifération galopante encombre les systèmes informatiques et peut générer de funestes erreurs.

Or, la solution est à portée de main : le document partagé, qui révolutionne les pratiques en permettant à plusieurs personnes de travailler sur la même version d'un document, chacun contribuant au contenu simultanément et depuis n'importe où, sur son PC, sa tablette ou son téléphone, Il n'existe ainsi plus qu'une seule  copie d'un document, commune à tous et en permanence à jour. Et pleinement sécurisée même pour les documents les plus sensibles, les architectures modernes permettant de combiner les innovations collaboratives du cloud avec les couches de contrôle et de traçabilité qui assurent la conformité réglementaire.

Traiter ce problème est un enjeu beaucoup plus important qu'il n'y paraît, qui mériterait que les dirigeants en prennent conscience et s'en saisissent car c'est un puissant levier d'efficacité et d'agilité. Or, la crise sanitaire a montré à quel point l'agilité est vitale pour les entreprises, qui ont dû en quelques semaines adapter leur offre, inventer de nouveaux produits, repenser leur chaîne d'approvisionnement et réviser tous les plans stratégiques établis avant mars 2020. Cependant, cette agilité n'est possible que si les équipes ont accès à un espace de travail efficace dans toutes les situations, au bureau ou ailleurs, qui leur permette de collaborer non seulement sur les documents de "tous les jours", mais également sur les données et les processus essentiels.

Collaborer sur un seul document change complètement la vitesse d'élaboration, la synchronicité du travail, et bien entendu la sécurité apportée à l'entreprise sur les informations parfois sensibles que les documents contiennent. Pourquoi attendre ?

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